VUCA是易變性、不確定性、復雜性和模糊性的縮寫,從最早的軍事術語到現在用來描述已成為“新常態”的、混亂的和快速變化的商業環境、時代環境。
2020年初這場突如其來的新冠肺炎疫情更加確切地證明了我們身處于VUCA時代。
在VUCA時代,項目更是同樣具有易變性、不確定性、復雜性和模糊性的特征。相信今年以來,這場突如其來的疫情,也讓許多項目經理深有感觸。您可能正被各種各樣的問題困擾著,比如:
疫情打亂了項目的原定計劃,造成了工期延誤;
疫情使得項目造成了經濟損失;
項目利益相關方各種溝通協調事項劇增;
復工復產困難重重,人手不夠,等等…
可以說復工伊始,面臨著各種各樣的問題,有積壓的老問題,也有各種各樣的新問題,一方面要保障安全生產作業,一方面要追趕項目進度。
復雜多樣的問題,也對項目經理的能力提出了越來越高的要求,可是如果項目沒有問題,那么項目經理的價值又何在?我們不禁要思考:到底什么才是項目經理的核心競爭力?
在這里,筆者認為項目經理的核心競爭力是解決問題的能力。
為什么這么說,我們首先來看看核心競爭力的定義。
核心競爭力一詞,最早是由兩位美國學者在哈佛大學《哈佛商業評論》的一篇論文中提出的,核心競爭力能使企業或個體保持長期穩定的競爭優勢,同時具備難以被競爭對手所復制和模仿的特征。這其中注意兩點:
(1)核心競爭力要讓你的內外客戶感受到高價值。
問題解決能力,一定是一個項目經理高價值的體現。對內,解決問題克服困難,才能達成項目目標;對外,幫客戶解決問題、搞定需求,才能獲得客戶的認可。
(2)核心競爭力很難被模仿或者復制,它會形成一條護城河。
專業能力和項目管理知識的掌握固然重要,但是這些不是某個項目經理所獨有的,而問題解決能力卻是難以被模仿和復制的。同時,唯有掌握了解決問題的技術,當面對大量的信息和復雜的狀況時,專業知識才派得上用場。
那么項目經理如何提升解決問題的能力,這里簡單講三點。
(一)立足原點,先學會發現問題
解決問題不是讓項目經理赤膊上陣,去干解決問題的“活”。而是強調發現問題、識別問題、找到問題解決對策,并通過溝通、授權和監督去搞定問題。
解決問題的原點在于“發現問題”,在問題沒被發現之前,當事者并未認知到解決的必要,自然也不會采取行動。所以發現問題是第一步,也是最重要的一步。
我們的項目經理不僅僅是要去發現那些已經顯在化的問題,更要注意那些“隱藏的”問題,結合項目管理來說,就是項目風險管理,要提前識別風險發生的可能性和嚴重程度,制定相應的預防和應對策略,這樣才不會等到問題發生的時候毫無準備、手忙腳亂。
如何發現問題,以下六個“自問”可以利用,有助于問題的發現:
“現狀與期待的狀況之間有無落差?”
“現狀有沒有發生什么變化?”
“是否覺得事情哪個部分進行得不順利?”
“是否有些事情未達到標準?”
“有沒有哪些事情不是你原先期待的狀態?”
“若置之不理,將來是否會發生重大的風險?”
(二)反復練習,提升分析能力
分析就要把事物進行拆解,思考各個模塊間的相互關系并且理順這些關系。
這里我們要提到最能表現分析本質的思考方法:MECE法則。
所謂MECE,是“Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive”的縮寫,意指兼具相互排他性與集合網羅性,也就是拆解后的各個部分“不重復、不遺漏”的狀態。
“不重復、不遺漏”也正是項目范圍管理中分解WBS的關鍵原則。這個方法可以幫助項目經理分析問題。將復雜的問題分解開,你會發現更容易找到解決問題的思路,但要真正掌握這個方法,必須反復練習,養成思考的習慣。
我們來看一個例子,使用工具“魚骨圖”+MECE法則,來進行“項目未按計劃順利進行”的風險分析。首先將某項目分為項目的硬件和項目的軟件兩大部分,這就做到了“不重復、不遺漏”,然后再依次分解,比如項目的軟件可以分為研發、生產人員和管理人員兩個分項,各個分項中再有若干風險因子子項。可以看到,利用MECE法則避免了無條理的思考,這樣找到風險因子就能避免交叉和遺漏,為后續風險分析、風險應對措施的開發提供了充分的依據。
(三)應用復盤,將經驗轉化為能力
復盤可以真正地把問題解決的經驗轉化成持久的能力。復盤是行動后的深刻反思和經驗總結,是一個不斷學習、總結、反思、提煉和持續提高的過程。
“721”職業發展經驗模型告訴我們,個體70%的成長來自于自身的經驗和實踐,20%的成長來自于向他人學習,只有10%來自于教育培訓。而那70%想要轉化成能力,就要靠“向自己復盤”。
聯想原董事長柳傳志很推崇復盤文化,他曾經說過:“我覺得復盤本身其實很簡單,一個事情完了,你只要有意識,然后把事情當初定的目標和現在做的情況作對比,是不是按照預定情況出現的,哪些地方沒有,為什么沒有,無非就是這么做。復盤的方式有多種多樣,關鍵是要有這個意識,有了這個意識以后情況就會好得多?!?/span>
這里我們不講復盤的方法,你只要有復盤這個意識,能力一定會逐步提升。
對于問題的復盤,我們要去復盤什么呢?應該去想想在整個過程中:問題的定義是否清晰,問題原因分析是否邏輯化、問題是否有按照輕重緩急排序,對解決問題的全過程進行系統的反思,如果是未徹底解決的問題,在這個過程中也許還可以得出新的行動計劃。
最后,筆者想說:能解決問題的人,永遠不會供給過剩,能解決問題的項目經理,更永遠不會供給過剩。在這個不斷變化和充滿不確定的時代,項目經理更應該打造屬于自己的核心競爭力,在不確定中尋找“確定”,創造價值。