"作為項目經理，80%的時間都在溝通。在眾多的溝通方式中，會議絕對是當前最重要的溝通形式之一。項目從啟動到最終交付驗收，過程中要經歷無數場大大小小的會議，包含但不限于項目啟動會、項目策劃會、項目階段匯報會、項目各類評審會議、項目專項成果驗收會、項目每周例會、項目每月生產例會、項目專題研討會、項目竣工驗收會議等?？梢哉f項目的每個關鍵環節都伴隨著一個重要的項目會議，成功的會議是項目推進的加速器，因此成功的組織一場高效會議是項目經理的必備技能。那么如何成功組織一場高效會議呢？
無論會議形式或會議大小，每一場成功的會議都將經歷會前準備、會中管控、會后跟蹤3個環節，以下將分別從這3個環節展開。
會前準備
俗話說有備無患，充分的準備是項目成功的基礎，絕大部分會議失敗就在于前期準備不夠充分。有效的會前準備需從以下六個方面考慮：
1、會議主題準備。任何會議都首先需要明確主題，因為會議組織的目的就是為了達成某一個目的，所以沒有主題的會議就沒有必要召開。作為會議的組織方，項目經理在會議召開前必須首先明確每一場地會議的主題和目標。比如項目啟動會、項目策劃會等。
2、會議議程準備。會議議程明確了會議推進的安排，包含會議的詳細推進步驟，參會人員在會議中的責任分工，每個環節的開始和完成時間等。
會議議程是會議召開的詳細計劃，會議議程一般需提前發給參會人員，以便參會人員能夠提前知曉會議安排，提前規劃好時間、做好參會準備。
會議議程可以隨會議通知一起發送。
3、會議資料準備。如果是專項研討會，比如項目策劃文件評審會，會議研討的內容比較多，且比較專業，建議提前準備會議資料，并打印出來發給參會人員。
如果不涉及保密資料，建議將會議研討的核心內容資料進行整理并提前發給參會人員查閱，以便提高現場會議效率，避免現場查閱資料占用過多時間，或者會議時間緊張導致現場研討質量不高。
4、重要資源準備。重要資源主要是可能會對會議效果產生影響的關鍵資源，尤其是項目經理希望在會議中借力的資源，一定要提前溝通做好準備。
比如項目經理希望會議上能夠對項目的重大事項形成決議，并希望會上得到相關領導的支持，那么最好在會議前就最好和相關領導提前做好溝通，這樣會議中就能夠借用資源使會議順利推進。
5、場地及環境準備。場地及環境準備取決于會議的主題，以及你期望營造的會議氛圍。比如如果是項目組內部會議，則會議環境可以隨意一些；如果是外部接待會議，則可以考慮提前準備歡迎的橫幅、席卡、茶水、著裝統一要求等，以體現對會議的重視。
6、會議規則準備。無規矩不成方圓，會議規則是對會議的統一約定，比如按時到會、會場不允許使用手機等。會議規則根據會議的需求來設置。如果是項目很重要的專項技術評審會，需要大家全情參與，則可以在實現就約定好會議規則，不允許遲到、否則需要接受懲罰；會中不允許使用手機，手機需要提前上交等。根據會議需要制定會議規則，并提前告訴參會人員可以一方面加強對會議的重視程度，另外也是項目高效推進的重要保證。
會中管控
會中管控包含開場賦能、過程干預、會議總結三個方面。
1、開場賦能
一般情況下，在項目會議中，項目經理一般都會擔任主持人的角色。在項目會議中可能會包含甲方等外部重要干系人、公司領導等內部重要干系人、以及其他參會人員。面對不同的角色，如何讓大家能夠集中起來圍繞主題開展，在會議開場進行賦能很關鍵。
開場賦能主要是向所有人傳遞一個清晰的信號，讓大家認同你作為主持人的權威，按照主持人約定的會議規則執行。在開場時進行賦能的目的是將大家帶入到會議假設的場景，方便后續會議的組織。
因此開場賦能建議直接宣示會議目標，比如簡單回顧下會議的背景、會議主題和目標，必要的時候也可以簡單說一下會議的規則要求。
2、過程干預
過程干預主要是針對會議中可能出現的會影響會議目標的事項進行干預。會議過程進行干預是項目經理作為主持人的權利也是責任。當會議中出現以下情形時，項目經理則需要進行干預：
①項目過程中針對某一主題研討比較激烈、遲遲無法形成結論，會議超時；
②有的參與人員發言時間過長、發言內容過于分散，偏離主題；
③項目過程中無人發言。
干預的方式包含，提時間、叫暫停、改形式等。比如會議超時則可以時間有限為理由可以換個時間再另行討論。發言內容偏題可以時間到、重新回歸目標等為理由暫停。無人發言可以換種形式，比如小組討論，書面寫下來等。
3、會議總結
任何會議無效往往是因為議而不決，所以會議結束前一定要對會議進行總結，形成會議決議。
此時有兩項比較關鍵的工作，一方面會議要形成文字版的會議記錄，將所有發言的核心內容記錄下來，作為會議落實的依據。另外需要將會議討論的決議提煉出來在會議結束前進行公布。
會后跟蹤
三星會議管理中提到了3個公式：
①開會+不落實=零。
②布置工作+不檢查=零。
③抓住不落實的事+追究不落實的人=落實。
因此會議結束后，并不意味著所有工作的結束，對會議內容的跟蹤和落實也是會議成功非常關鍵的一個環節。此時有2件事情非常關鍵，一是將會議決議形成任務發布下去，包含會議需落實事項、責任人、時間期限等。另外還需要有人去跟蹤落實會議事項的執行情況，直到會議決議任務關閉。
