| Laura Rose, QE Manager, Rational 2005 年 10 月 19 日 來(lái)自 Rational Edge：軟件開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)依賴(lài)于嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠?jì)劃日程安排。但除了使用基本的日程安排工具以外，項(xiàng)目經(jīng)理怎樣才能權(quán)衡相互矛盾的要求或是有足夠的時(shí)間來(lái)應(yīng)付沒(méi)有預(yù)料到的、對(duì)最佳計(jì)劃構(gòu)成威脅的事情？這篇文章提供了一些復(fù)雜的日程安排技巧，可以用來(lái)區(qū)分優(yōu)先級(jí)、明確價(jià)值目標(biāo)，并比較不同活動(dòng)的相對(duì)價(jià)值。  制定好的時(shí)間表是非常困難的，這是藝術(shù)和科學(xué)的結(jié)合體。在這篇文章中，我將會(huì)討論如何進(jìn)行實(shí)際的日程安排，力圖涵蓋所有上面提到的各種類(lèi)型的事件——計(jì)劃中的、可能的、難以想象的。有許多技巧可以幫助你保持機(jī)智的頭腦，這些技巧是你的筆記、清單、重要事件和備忘錄里沒(méi)有的。我的十二個(gè)小提示區(qū)分優(yōu)先級(jí)、明確價(jià)值目標(biāo)，并比較不同活動(dòng)的相對(duì)價(jià)值。它們將傳統(tǒng)的清單與經(jīng)過(guò)改進(jìn)的關(guān)系相結(jié)合，以得到預(yù)期的結(jié)果。 聽(tīng)到一些團(tuán)隊(duì)抱怨說(shuō)我們沒(méi)有足夠的時(shí)間是很經(jīng)常的事。我們經(jīng)常感覺(jué)精疲力盡，對(duì)一個(gè)迫在眉睫的時(shí)間表感到無(wú)可奈何，當(dāng)我們與時(shí)間或日程表進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)時(shí)，總是極力斗爭(zhēng)，但是失敗的可能性卻很大。當(dāng)我們停止與時(shí)間的競(jìng)爭(zhēng)時(shí) 1 并根據(jù)我們的時(shí)間表和能力開(kāi)始工作，我們便增加了成功的可能性 例如，時(shí)間表本身可能并不代表什么：它只是表示我們?nèi)绾芜x擇在有限的時(shí)間里完成多少任務(wù)。明智地決定將什么放入時(shí)間表并如何在這些范圍內(nèi)工作是在我們的控制之中的。 下面的技巧將幫助你重建控制的能力。它們舉例說(shuō)明了怎樣區(qū)分優(yōu)先次序，怎樣通過(guò)比較每個(gè)事件的相對(duì)價(jià)值來(lái)弄清事實(shí)。
注意：我覺(jué)得自己的一些小提示帶有我稱(chēng)為附加小提示的信息。這些信息包括你在作出自己的判斷時(shí)將會(huì)用到的一些相關(guān)的技巧。依賴(lài)于有組織的結(jié)構(gòu)體系，一些建議你也許并不欣賞。 你是否發(fā)現(xiàn)自己越忙，就越容易有各種各樣的干擾和要求？我們中的許多人把許多時(shí)間花費(fèi)在在一個(gè)又一個(gè)工作之間團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，而不是真正靜下來(lái)做成某一件事情。但是，如果我們只是想一個(gè)人單干不被打擾的話(huà)，就會(huì)使得自己失去耐性，甚至失去隊(duì)友。 我把這稱(chēng)之為忙碌的矛盾，因?yàn)槟?em>想做的和你需要做的是相反的。 事實(shí)上，我們?cè)矫?，我們?cè)叫枰嗟哪托?，因?yàn)樗械氖虑槎夹枰嗟臅r(shí)間。 2 需要做的事情越多，對(duì)于人們來(lái)說(shuō)這些事情就越重要。負(fù)擔(dān)越重，我們?cè)叫枰退艘黄鸸ぷ?，和團(tuán)隊(duì)一起工作。 記得你的隊(duì)友沒(méi)有必要知道你現(xiàn)在的任務(wù)清單；他們只將精力集中于自己需要做的事情。如果你肯花費(fèi)時(shí)間向他們?cè)敿?xì)解釋你的工作和最終期限，他們就會(huì)對(duì)你的情況有一個(gè)框架性的了解。如果你能夠在時(shí)間表上劃分出時(shí)間，告訴他們你什么時(shí)候能恰當(dāng)?shù)貪M(mǎn)足他們的要求，你會(huì)看到他們都是非常通情達(dá)理的，而且你的時(shí)間會(huì)與他們的時(shí)間配合得很好。所有這些都要求耐心和相互理解。 我們經(jīng)常假設(shè)一個(gè)新的請(qǐng)求事關(guān)一些緊急、重要、需要馬上處理的事情。但事實(shí)并非總是如此。和他們一起討論你的現(xiàn)狀和他們的特殊要求，你會(huì)對(duì)如何區(qū)分優(yōu)先級(jí)有一個(gè)大致的概念。和你的隊(duì)友談?wù)摳鞣N任務(wù)和時(shí)間表的另一個(gè)好處是他們也許已經(jīng)做過(guò)一些類(lèi)似的事情，這可以幫你節(jié)約時(shí)間。你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)一些令人驚訝的配合、協(xié)作以及網(wǎng)絡(luò)工作機(jī)會(huì)。 從不同的角度評(píng)價(jià)事件是很有幫助的。忙碌并不是混亂的同義詞。并不意味放棄每件事，雖然一些人認(rèn)為盡可能快意味著盡可能力所能及地快。忙碌僅僅意味著積極地或完全地投入到工作中，而通常意味著盡可能合乎情理地快。有了耐心和溝通，控制并建構(gòu)一個(gè)緊張有序的時(shí)間表是有可能的。 時(shí)間表上需要的并行的工作越多，需要的從訂貨到交貨的時(shí)間和延遲時(shí)間越長(zhǎng)。你進(jìn)行越多工作，你越應(yīng)該認(rèn)識(shí)到對(duì)每一個(gè)工作而言，會(huì)有更多的意想不到的事件會(huì)發(fā)生。意想不到的事情本來(lái)就是生活的一部分，不管是在辦公室外還是在辦公室內(nèi)，高效而實(shí)際的時(shí)間表里預(yù)料到了它們的發(fā)生和它們對(duì)理想的工作完成順序造成的影響。如果沒(méi)有完美地建立起來(lái)的安全系統(tǒng)，一個(gè)意外（或是額外增加的工作）將會(huì)產(chǎn)生多米諾效應(yīng)。如果沒(méi)有完美地計(jì)劃的緩沖措施，我們將會(huì)把時(shí)間浪費(fèi)在在一個(gè)又一個(gè)工作之間團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，卻沒(méi)有做成任何事情。若在你的時(shí)間表上戰(zhàn)略性地安排一些緩沖時(shí)間，你處理意外事件，使它們不會(huì)影響你的整個(gè)時(shí)間安排的可能性就越大。你現(xiàn)在可以很有把握地說(shuō)，你可以在下一個(gè)可以利用的空當(dāng)應(yīng)付意料之外的要求。 確保你在應(yīng)對(duì)意想不到的緊急事件時(shí)有一個(gè)方便的停頓時(shí)間的一個(gè)更好的方法是將短時(shí)間的沖刺和緩沖時(shí)間結(jié)合起來(lái)。 考慮如下事例：如圖1的上半部分所示，我們有任務(wù)A和任務(wù)B，我們估計(jì)完成它們各需要八天時(shí)間，在我們的時(shí)間表上它們總共占用了16天的時(shí)間。我們開(kāi)始工作，但是在第三天結(jié)束的時(shí)候我們突然有了一個(gè)緊急事件。于是我們?cè)诮酉聛?lái)的一天里把時(shí)間都用在處理緊急事件、做清算上，接著我們又開(kāi)始處理任務(wù) A。由于回憶我們究竟把任務(wù)進(jìn)行到哪一階段需要一些額外的時(shí)間，重新開(kāi)始進(jìn)入處理任務(wù) A的工作也需要一些額外的時(shí)間，所以我們必須重新估算這個(gè)任務(wù)所需要的總時(shí)間。重新估算之后，我們認(rèn)為由于任務(wù)進(jìn)程被打斷，需要花費(fèi)比七天更長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)完成任務(wù)。兩天之后，我們又有了另一個(gè)緊急事件，同樣的情形再次重演。最后，我們花了超過(guò)十二天的時(shí)間來(lái)完成真正的任務(wù)A (2天進(jìn)行任務(wù)A + 1天進(jìn)行打斷原來(lái)工作的緊急事件A + 2天繼續(xù)進(jìn)行任務(wù)A + 1天進(jìn)行打斷原來(lái)工作的緊急事件B + 6天重估并完成任務(wù) ) 這正如圖1的下半部分所示。 我們不僅延遲4天時(shí)間把任務(wù)交付給需要它們的人，而且還耽誤了那些等待任務(wù)和進(jìn)行任務(wù)工作的人。  圖一：緊急事件樣本 A 包括評(píng)估任務(wù) A的最初八天。處理任務(wù) A的兩天之后，緊急事件發(fā)生了。處理完緊急事件之后，我們重新進(jìn)行評(píng)估，預(yù)計(jì)現(xiàn)在需要花七天的時(shí)間才能真正完成任務(wù) A（為了使中斷的工作繼續(xù)下去）。當(dāng)處理完另一個(gè)緊急事件之后，我們重新進(jìn)行評(píng)估，完成任務(wù) A最終需要六天。 如圖2所示，處理這種事情的一個(gè)更好的方法是將任務(wù) A和緊隨的任務(wù)B劃分成較小的、獨(dú)立的活動(dòng)，或進(jìn)行沖刺。我們?cè)诿恳淮螞_刺之間都安排了一些緩沖時(shí)間。任務(wù)A 的總體時(shí)間表現(xiàn)在從原來(lái)的八天增加到十一天。讓我們看看同樣的例子現(xiàn)在會(huì)發(fā)生什么事。  圖2：在我們的時(shí)間表里將沖刺和緩沖結(jié)合起來(lái)，我們可以看到應(yīng)用沖刺戰(zhàn)略(A1 A2 A3 A4)的真正的時(shí)間表同時(shí)滿(mǎn)足了緊急事件和原定日程的要求。原來(lái)的任務(wù)A方法花費(fèi)了更長(zhǎng)的時(shí)間，卻沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。 我們從任務(wù)A1開(kāi)始。兩天之后，沒(méi)有緊急事件發(fā)生。我們毫不遲疑地開(kāi)始進(jìn)行任務(wù)A2。進(jìn)行任務(wù)2的第一天結(jié)束時(shí)（整個(gè)進(jìn)程的第三天），緊急事件發(fā)生了，但是因?yàn)槲覀冇幸粋€(gè)良好的理由來(lái)說(shuō)明明天結(jié)束的時(shí)候會(huì)是任務(wù)終止的一個(gè)好的停頓時(shí)間，緊急事件的處理被安排在那個(gè)時(shí)候。 3 當(dāng)我們完成A2時(shí)，我們開(kāi)始花時(shí)間處理緊急事件。再一次，我們不是自動(dòng)停止現(xiàn)在所進(jìn)行的工作，并在這個(gè)時(shí)間點(diǎn)將工作重心進(jìn)行轉(zhuǎn)移。這個(gè)例子以這種方式繼續(xù)進(jìn)行，直到任務(wù)A3開(kāi)始之初另一個(gè)緊急事件發(fā)生了。 雖然基于沖刺——緩沖方法的原先的時(shí)間表花費(fèi)的時(shí)間比最初的任務(wù)時(shí)間表要長(zhǎng)，但是我們的預(yù)測(cè)更現(xiàn)實(shí)，所得結(jié)果也更符合實(shí)際。依靠整個(gè)任務(wù)(A1 A2 A3 A4)的人們按時(shí)完成了任務(wù)，有時(shí)甚至提前完成任務(wù)，而任務(wù)B部分也不需要壓縮時(shí)間。 如果一個(gè)請(qǐng)求出現(xiàn)了，而且它比你手頭正在進(jìn)行的工作緊急且重要得多（例如，提出請(qǐng)求的人不能等到你時(shí)間表上下一個(gè)可利用的間歇時(shí)間到來(lái)時(shí)才進(jìn)行工作），你應(yīng)該去找經(jīng)理并保證每個(gè)人都清醒地認(rèn)識(shí)到事件優(yōu)先級(jí)、影響以及時(shí)間表改變之后造成的結(jié)果。人們通常情況下會(huì)表示理解并接受這一方案，因?yàn)樗腔趯?duì)整個(gè)工作都造成影響的優(yōu)先級(jí)次序的，而且它也比較了每個(gè)工作的相對(duì)價(jià)值和相互依賴(lài)性。通過(guò)與你的經(jīng)理進(jìn)行優(yōu)先級(jí)討論和比較，對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目時(shí)間表上的每一個(gè)活動(dòng)你都會(huì)有更清晰的認(rèn)識(shí)。 使得時(shí)間表混亂的另一個(gè)可能事件是恭維。既然你知道自己在某一領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)，在另一個(gè)相似但不完全相同的領(lǐng)域里你是別人求助的對(duì)象。對(duì)一個(gè)同伴或另一個(gè)經(jīng)理說(shuō)不是很困難的，特別是當(dāng)他們以這樣的語(yǔ)句提出請(qǐng)求這只會(huì)花費(fèi)你五分鐘的時(shí)間。我們腦海里一個(gè)小小的聲音說(shuō)：好，你只需要為你的朋友和其它經(jīng)理花費(fèi)五分鐘的時(shí)間。但五分鐘通常變成半天，而你的經(jīng)理仍然在等著你的日常進(jìn)度報(bào)告，而這早應(yīng)該在昨天晚上就已經(jīng)完成。 一個(gè)好的技巧是對(duì)這些額外的要求進(jìn)行時(shí)間限制 4 和你的朋友約定一個(gè)方便的五分鐘會(huì)面，會(huì)面中他或她將盡他或她的能力解釋所面臨的情況。用所得到的信息估計(jì)這個(gè)工作將花費(fèi)你多長(zhǎng)時(shí)間。檢查你的日歷或時(shí)間表，看看你是否有合適的時(shí)間并進(jìn)行解釋?zhuān)铱梢栽凇痢痢撂斓?0：00花×××?xí)r間在這上面。如果我們到那時(shí)還沒(méi)有發(fā)現(xiàn)或解決問(wèn)題，我們將需要重新評(píng)價(jià)完成工作所需要的精力，工作的優(yōu)先級(jí)，并請(qǐng)示經(jīng)理。合適的時(shí)間限制到了之后， 停止 5 并重新評(píng)估。時(shí)間限制是不引起混亂且回答是的一個(gè)很好的方法。 有了上述所說(shuō)的種種策略，你始終還是團(tuán)隊(duì)成員，這沒(méi)有使你的其它任務(wù)完成不了。但是這些策略依賴(lài)于一個(gè)詳盡的清單，清單包括你正在做的事情，該做到何時(shí)，為了誰(shuí)做和為什么（優(yōu)先級(jí)）。
小提示 #2：制作出一個(gè)詳細(xì)的任務(wù)清單 又一次，如果沒(méi)有一個(gè)包含截止時(shí)期的詳細(xì)的任務(wù)清單，先前的提示是沒(méi)法起作用。如果連你自己都不清楚的話(huà)，你根本就不可能有效且可信地向你的搭檔們解釋每一件你需要完成的事情。詳細(xì)的任務(wù)清單還可以幫助你集中精力，注意每一個(gè)活動(dòng)的重要性。 有效的時(shí)間管理者實(shí)際上都有一個(gè)清單（在他們的白板或是公告牌上）。當(dāng)某人帶著一個(gè)新任務(wù)而來(lái)時(shí)，他們有一個(gè)看得見(jiàn)的模板，知道從哪開(kāi)始自己的談判。 詳細(xì)的任務(wù)清單對(duì)認(rèn)清某項(xiàng)工作該投入多少精力同樣很重要。當(dāng)你的經(jīng)理問(wèn)你完成任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間時(shí)，確保你自己明白他或她所定義的完成是什么意思。如果你的經(jīng)理認(rèn)為完成意味著下面各種情況，那你分別會(huì)怎么做呢？特征設(shè)計(jì)，和項(xiàng)目的所有參與者一起重新審視設(shè)計(jì)，對(duì)照編寫(xiě)代碼標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檢查編碼，在提交編碼將這些之前使用編碼總廓和狀態(tài)分析工具來(lái)收集和報(bào)告編寫(xiě)代碼狀態(tài)的主要特征，單元測(cè)試，在自動(dòng)建立的認(rèn)證測(cè)試中嵌入這些單元測(cè)試并使其也自動(dòng)化，并完成功能認(rèn)證測(cè)試，保證有95%以上的通過(guò)率。好，但如果你認(rèn)為完成只是簡(jiǎn)單地意味著編碼組件并提交，問(wèn)題就產(chǎn)生了。而且很有可能的是，這種觀念上的差異直到很久以后才被發(fā)現(xiàn)。 當(dāng)估計(jì)你付出多少努力時(shí)，先使用一個(gè)詳細(xì)的任務(wù)清單模板。清單模板應(yīng)該包括每個(gè)主要的 6 需要在這整個(gè)的項(xiàng)目中被完成活動(dòng)。一些行動(dòng)項(xiàng)目也許并不需要，這取決于我們的特定目標(biāo)，但至少你已經(jīng)考慮了它們每一個(gè)（與此相對(duì)的是一個(gè)沒(méi)有分配任何時(shí)間的被遺忘的任務(wù)）。當(dāng)我們沒(méi)有花時(shí)間將任務(wù)寫(xiě)下來(lái)而僅僅只是在頭腦里回顧它們，比起我們花時(shí)間寫(xiě)下所有的工作步驟來(lái)，我們的預(yù)期回報(bào)會(huì)比較少而且會(huì)比較不精確。我的組織發(fā)現(xiàn)通過(guò)進(jìn)行純精神的預(yù)計(jì)再將預(yù)計(jì)的結(jié)果翻倍之后，我們?nèi)匀恍枰偌?0%的時(shí)間才能完成這些任務(wù)。換句話(huà)說(shuō)，即使我們?nèi)我獾貙⑽覀兊木裆系念A(yù)計(jì)進(jìn)行翻倍，我們還是跟以往一樣低估了實(shí)際所需要的時(shí)間。但當(dāng)我們將模板內(nèi)提示的所有步驟都寫(xiě)下來(lái)之后，我們提高了自己的估計(jì)準(zhǔn)確性；當(dāng)遇到一個(gè)隱藏或未知的任務(wù)時(shí)我們也不再那么驚訝；而且我們?cè)谒行枰孪任搭A(yù)計(jì)的時(shí)間的地方都備有證明文件。 當(dāng)你有可能在截止日期之前完不成任務(wù)時(shí)，詳細(xì)的任務(wù)清單幫助你和你的經(jīng)理高效地審視這個(gè)項(xiàng)目。也就是說(shuō)，如果風(fēng)險(xiǎn)存在，我們還有許多備選方案包含問(wèn)題的解決方案：1）修改時(shí)間表，2）聰明地增加一些資源，3）降低質(zhì)量，4）減少范圍（將我們即將要做的一些事情從任務(wù)清單中劃掉）。如果你沒(méi)有一個(gè)包含你計(jì)劃要做的事情的詳細(xì)清單，聰明地減小一些活動(dòng)以在截止日期之前完成任務(wù)是非常困難的。聰明地減少任務(wù)，我想說(shuō)的是應(yīng)該使得減少的那些任務(wù)不會(huì)影響編碼質(zhì)量或它在整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程中的獨(dú)立性。 明確的活動(dòng)同樣使得你可以知道自己是否有可能準(zhǔn)時(shí)完成任務(wù)。舉例說(shuō)明，請(qǐng)你考慮圖3所示的非常含糊的時(shí)間表。  圖3：時(shí)間表 在時(shí)間表中，我們給出的完成組件任務(wù)1的精確估計(jì)時(shí)間是十天。當(dāng)我們開(kāi)始著手工作之后，第九天開(kāi)發(fā)者說(shuō)他想要我們提交編碼。團(tuán)隊(duì)卻認(rèn)為我們?cè)诎凑赵ㄓ?jì)劃執(zhí)行。  圖4：時(shí)間表 B 在時(shí)間表中，我們可以看見(jiàn)只有五天的時(shí)間真正被用來(lái)進(jìn)行編寫(xiě)代碼。剩下的時(shí)間被分配用于檢查、測(cè)試和錯(cuò)誤修復(fù)。所以當(dāng)開(kāi)發(fā)者在第九天的時(shí)候說(shuō)編寫(xiě)代碼馬上結(jié)束時(shí)，我們實(shí)際在時(shí)間表上已經(jīng)有了四天的檢查時(shí)間。雖然這些任務(wù)在時(shí)間表上并不明確可見(jiàn)，但這些在時(shí)間表上沒(méi)有特別標(biāo)出的活動(dòng)仍然需要被完成以滿(mǎn)足我們的反復(fù)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。 所以，同意提前完成任務(wù)是完成的意思，會(huì)促進(jìn)溝通并使得我們更好地了解自己的狀態(tài)。 風(fēng)險(xiǎn)管理在重要的項(xiàng)目管理工具中一直被高調(diào)宣揚(yáng)。但是，我們實(shí)際上并沒(méi)有花時(shí)間來(lái)建?；蚴茄芯课覀兊墓ぷ髁鞒桃员M早定義風(fēng)險(xiǎn)、關(guān)鍵路徑或瓶頸。就像定義我們應(yīng)該付出多少努力一樣，我們經(jīng)常依賴(lài)于一個(gè)快速且臨時(shí)的方法，這取決于我們對(duì)過(guò)去經(jīng)驗(yàn)的重新審視。風(fēng)險(xiǎn)管理不像項(xiàng)目中的其它所有任務(wù)和工作流程那樣，它非常少被考慮到。如果我們不能完全理解所有的任務(wù)和耗時(shí)，我們也就不能認(rèn)識(shí)到絕大多數(shù)風(fēng)險(xiǎn)。如果你沒(méi)有認(rèn)識(shí)到風(fēng)險(xiǎn)，你就不能克服它們。 快速而顯而易見(jiàn)地定義風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)非常有效且方便的方法是在項(xiàng)目中用可視化的流程圖的方式勾勒出進(jìn)展的工作流程。工作流程方法可以被用來(lái)分析任何事情：工作流程分析在組件獨(dú)立性、進(jìn)展步驟獨(dú)立性甚至資源矛盾方面都是有效的?？紤]圖5中工作進(jìn)展的圖表，它勾勒出了開(kāi)發(fā)中的不同組件。特定的顏色代表完成這項(xiàng)活動(dòng)所需要的不同的人力資源，估計(jì)的持續(xù)時(shí)間在（）中。  圖5：進(jìn)展工作流程：圖示法畫(huà)出工作流程使得我們可以清楚地看出步驟3和資源“桔紅色”是瓶頸。 圖表顯示出考慮到被提議的資源分配后的一些重要含義。注意到如果不考慮資源，通過(guò)關(guān)鍵路徑的時(shí)間是9天（通過(guò)各種各樣順序排列的步驟所需的最長(zhǎng)時(shí)間）。但由于我們使用了同樣的資源進(jìn)行步驟2a、2b和3，我們需要額外增加兩天時(shí)間。為什么？因?yàn)榧词惯@些步驟不取決于其它任何一個(gè)步驟，它們?nèi)匀皇艿劫Y源的限制。我們現(xiàn)在需要多于11天的時(shí)間。 繼續(xù)我們的分析。如果對(duì)一個(gè)步驟或資源來(lái)說(shuō)有幾條輸入線(xiàn)，你就非常明顯地定義了一個(gè)架構(gòu)或結(jié)構(gòu)上所說(shuō)的瓶頸。在這個(gè)簡(jiǎn)單的例子中，有多個(gè)小項(xiàng)目取決于步驟3；因此，我們不僅在資源上有一個(gè)瓶頸，而且在項(xiàng)目結(jié)構(gòu)上也有一個(gè)瓶頸。除非步驟2a、2b、 2c和 2d都在指定時(shí)間里全部完成，否則其它步驟都沒(méi)法進(jìn)行。如果步驟3中的資源在進(jìn)行步驟2b的時(shí)候消耗太多，則整個(gè)進(jìn)程都不能繼續(xù)進(jìn)行。沒(méi)有其它的步驟可以開(kāi)始著手。這就在關(guān)鍵路徑上放置了一個(gè)“桔紅色”資源。如果我們直到團(tuán)隊(duì)開(kāi)始編寫(xiě)代碼之前一直在等待，那我們實(shí)際上就陷入了瓶頸，而且我們對(duì)此無(wú)能為力，因?yàn)椤敖奂t色”資源已經(jīng)產(chǎn)生了。如果有人是唯一知道步驟2a、2b編寫(xiě)代碼的人，那么因?yàn)樗俏ㄒ粨碛心莻€(gè)編碼的人，他有可能在所有三個(gè)步驟中都加入了一些額外的一些假設(shè)。他使得相互的獨(dú)立性變得復(fù)雜，但使得完成任務(wù)變得較快（再一次，因?yàn)樗蔷幋a的唯一擁有者）。他使關(guān)系變得復(fù)雜，而我們不能有效地通過(guò)增加資源來(lái)幫助他一樣。 圖示法給出工作流程使得問(wèn)題清晰可視，并給我們提供了甚至在項(xiàng)目未開(kāi)始之前就避免問(wèn)題和一個(gè)途徑?？紤]圖6所舉事例中的改進(jìn)方面。 圖6：工作流程：一旦你用圖表表示出你最初的流程，你就已經(jīng)在獨(dú)立的組件和資源附近盡已所能糾正風(fēng)險(xiǎn)和瓶頸。 一旦你用圖表表示出你最初的流程，你就已經(jīng)在獨(dú)立的組件和資源附近盡已所能糾正風(fēng)險(xiǎn)和瓶頸。在這個(gè)例子時(shí)，雖然我將我的任務(wù)劃分成許多小步驟，我的關(guān)鍵路徑卻只有七天（比我最初的預(yù)計(jì)要短）。我仍然可以感覺(jué)到“桔紅色”資源——步驟3——是一個(gè)潛在的瓶頸，所以我在潛在的瓶頸之前安排了兩天緩沖時(shí)間。這允許接下去的步驟（步驟2、2、 2和 2）以一種輕微的停止模式累積。穩(wěn)定時(shí)間是將中間環(huán)節(jié)合并、修復(fù)錯(cuò)誤和質(zhì)量審查的好方法。 7 雖然我已經(jīng)降低瓶徑的風(fēng)險(xiǎn)并在關(guān)鍵路徑上提供了一些額外的時(shí)間，但是我在整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃中沒(méi)有增加時(shí)間。 我同樣知道資源的技術(shù)水平并不是100%可以互相交換的。但事實(shí)是，如果我們沒(méi)有做諸如此類(lèi)的工作流程分析，我們就不知道那些我們不能重新分配、再訂購(gòu)或更改結(jié)構(gòu)以更好地利用我們所擁有的資源和技術(shù)水平的地方。在這個(gè)例子中，工作流程中的“桔紅色”資源需要在步驟3中使用，這僅僅是因?yàn)椴襟E3的一部分需要高水平的多線(xiàn)設(shè)計(jì)。當(dāng)我們花些時(shí)間將那個(gè)部分從步驟的其它部分中剝離出來(lái)之后，我們可以發(fā)現(xiàn)許多其它資源可以完成步驟3的剩余部分。如果我們以另一種方式定義的沒(méi)人可以替代至關(guān)重要的“桔紅色”資源，我們可以將“桔紅色”資源放置在設(shè)計(jì)和建構(gòu)的其它地方，使得其它人可以得到已經(jīng)設(shè)計(jì)好的編碼說(shuō)明書(shū)，并對(duì)這些原始模板進(jìn)行簡(jiǎn)單編程。 這種項(xiàng)目管理技巧的另一個(gè)優(yōu)點(diǎn)是它避免了在個(gè)人單獨(dú)負(fù)責(zé)各自的項(xiàng)目時(shí)我們會(huì)遇到的資源的過(guò)度集中（或是資源的緊缺）。我們?cè)试S一個(gè)在關(guān)鍵路徑上添加附加時(shí)間來(lái)進(jìn)行緩沖，但并不是在某一任務(wù)中添加時(shí)間。非關(guān)鍵路徑上的其它任務(wù)已經(jīng)有了一個(gè)內(nèi)在的緩沖時(shí)間。 如果你沒(méi)有在工作之初就圖示出備選的工作流程，你可能很容易就陷入困境。當(dāng)你已經(jīng)進(jìn)行到項(xiàng)目的中間，在編碼的所需要的程序員也已經(jīng)確定時(shí)，這些備選方案的多數(shù)已經(jīng)不需要了。所以這個(gè)小提示的關(guān)鍵在于盡早圖示或構(gòu)建你的工作流程可以為你提供多種選擇和備選方案。
小提示#4 做對(duì)客戶(hù)有價(jià)值的事情 來(lái)自斯坦迪什團(tuán)隊(duì)( 2002)的詹姆斯 瓊森所做的一個(gè)大型研究指出，45% 8 的嵌入到各種應(yīng)用設(shè)備的特征從來(lái)未被使用（見(jiàn)圖7）。將時(shí)間花費(fèi)沒(méi)有人使用的東西上面看起來(lái)非?？尚?，所以所有這些特征是哪里來(lái)的？ 圖7：嵌入特征的使用：來(lái)自2002會(huì)議的斯坦迪什團(tuán)隊(duì)( 2002) 特征清單來(lái)自很多地方。一些來(lái)自商業(yè)分析，這些商業(yè)分析需要可以看得到的、保證公司仍然具有競(jìng)爭(zhēng)力的文件。這聽(tīng)起似乎合乎情理且非常重要。我們需要有競(jìng)爭(zhēng)力的與眾不同之處。但我們達(dá)到這一點(diǎn)的方式可能對(duì)客戶(hù)并不產(chǎn)生價(jià)值。舉例來(lái)說(shuō)，考慮一下，所有的客戶(hù)報(bào)告分析，甚至你自己的分析都基于來(lái)自技術(shù)資源的比較。通常這些圖表列舉了100個(gè)以上的特征通過(guò)貼著不同方案的特定工具的相互比較，每一個(gè)特征都在其具有的方案對(duì)應(yīng)的那一欄里有一個(gè)相應(yīng)的分?jǐn)?shù)。粗粗看來(lái)，似乎有最多分?jǐn)?shù)的那個(gè)方案就是最佳方案。 我們所不清楚的是，在那100個(gè)特征里面，有整整64%的特征是很少或者從來(lái)沒(méi)有被使用的。但為了使自己的品牌相對(duì)于其它品牌而言更具有競(jìng)爭(zhēng)力，我們將不需要的64個(gè)特征合并到自己的方案中，這使得我們可以對(duì)那些欄目標(biāo)記分?jǐn)?shù)（使得我們的產(chǎn)品更復(fù)雜，更難使用）。 需要承認(rèn)的是，對(duì)許多項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)在項(xiàng)目的一開(kāi)始就把一個(gè)客戶(hù)列舉的所需特征里的64%排除也許是不可能的。但是，我們可以指定一個(gè)客戶(hù)，讓他在整個(gè)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)周期內(nèi)反復(fù)檢查這些特征的可用性（要求、原型、樣本）。通過(guò)這樣做，你的最終產(chǎn)品將具有更多會(huì)真正被使用的特征，你也可以獲知有什么特征你需要花費(fèi)時(shí)間進(jìn)行開(kāi)發(fā)。即使你的產(chǎn)品中有100個(gè)特征，通過(guò)持續(xù)的溝通并和你的客戶(hù)相互合作，你就知道有哪36個(gè)特征是應(yīng)該集中精力的，哪64個(gè)特征應(yīng)該降低優(yōu)先級(jí)。所以，即使你可能沒(méi)有能力影響商業(yè)機(jī)構(gòu)列舉所謂的的客戶(hù)要求的特征清單，至少你知道什么東西能夠使你的客戶(hù)在項(xiàng)目結(jié)束后感到最滿(mǎn)意。 這種加入客戶(hù)價(jià)值的特征回顧的另一方面是客戶(hù)價(jià)值特征的移除（更經(jīng)常地，這被我們稱(chēng)為仔細(xì)研究，保證與時(shí)間表相吻合）。許多時(shí)候，正是客戶(hù)們最為看重的特征（例如易用性或用戶(hù)文件）被放在了一個(gè)較低的優(yōu)先級(jí)。適用性（可以幫助客戶(hù)們決定什么是錯(cuò)的、什么應(yīng)該做并且馬上開(kāi)始做的有用特征）和故障檢修數(shù)據(jù)庫(kù)分類(lèi)通常不被重視。這些對(duì)我們所熱衷于從事的純技術(shù)而言并不是必要的部分，但這卻是我們的客戶(hù)所看重的。通過(guò)認(rèn)識(shí)到我們所認(rèn)為的價(jià)值較低的一些特征也許是我們的客戶(hù)高度評(píng)價(jià)的特征這一可能性，我們可以同客戶(hù)討論這些方面以改進(jìn)整體的滿(mǎn)意度。 如果你沒(méi)有一個(gè)客戶(hù)贊助者，那么當(dāng)對(duì)某一個(gè)方案進(jìn)行要求的重新評(píng)估時(shí)（不管是增加或者移除特征），要讓你的團(tuán)隊(duì)明確地知道答案并仔細(xì)考慮以下問(wèn)題：
如果你有有效的答案并對(duì)上述問(wèn)題進(jìn)行量化，你就能精確地提出我們所需要花費(fèi)的精力、切合實(shí)際且對(duì)客戶(hù)來(lái)說(shuō)有價(jià)值的時(shí)間表。 清醒地意識(shí)到其它引發(fā)長(zhǎng)長(zhǎng)的特征清單的原因 導(dǎo)致軟件特征膨脹的另一個(gè)常見(jiàn)因素是我們共同的系統(tǒng)需求和安全功能。我們的許多公司系統(tǒng)要求來(lái)自非常常規(guī)的模板，模板包含了很多數(shù)量的應(yīng)用場(chǎng)合和產(chǎn)品。舉例而言，一些對(duì)網(wǎng)絡(luò)和安全系統(tǒng)的考慮在一個(gè)孤立、隔離、單一用戶(hù)模型里是不存在的，對(duì)用戶(hù)而言也不存在這樣的需求。但是，為了與公司的其它產(chǎn)品一起出售，這一種特殊的應(yīng)用需要按照特定的公司規(guī)定去做（特別是當(dāng)它準(zhǔn)備推向國(guó)際市場(chǎng)的時(shí)候）。 9 另一個(gè)常見(jiàn)的貢獻(xiàn)者是“我們，開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)”這一概念。我們熱愛(ài)自己的工作。我們熱愛(ài)玩簡(jiǎn)潔而有技術(shù)性的高級(jí)把戲。有些時(shí)候我們?cè)O(shè)計(jì)某樣?xùn)|西只是因?yàn)樵O(shè)計(jì)它有很多樂(lè)趣?；蛘呶覀兲暨x某一個(gè)特征，把它設(shè)計(jì)得完美無(wú)缺，以致于它包含了所有我們（但不是客戶(hù)）所可能想象的東西。這很有趣，而且我們實(shí)際上并未因?yàn)檫@些創(chuàng)造性的附加勞動(dòng)而占用項(xiàng)目的時(shí)間表進(jìn)程。 為你的特征清單增加客戶(hù)價(jià)值的另一個(gè)途徑是使每一個(gè)方案都得到客戶(hù)的支持。相比于在小提示#4中所建議的那種客戶(hù)重新審視的方法，這對(duì)客戶(hù)參與而言是一個(gè)更為正式的途徑。 過(guò)去，我們的產(chǎn)品經(jīng)理從各種各樣的途徑收集了各種各樣的要求，然后他們會(huì)根據(jù)是否有競(jìng)爭(zhēng)力、需要花費(fèi)多少精力、產(chǎn)品研發(fā)周期來(lái)對(duì)這些要求進(jìn)行優(yōu)先級(jí)的排序。現(xiàn)在，產(chǎn)品經(jīng)理需要通過(guò)挑選一名客戶(hù)代言人，他在我們?cè)噲D要完成的工作中起著核心團(tuán)隊(duì)的功能，通過(guò)他來(lái)使得這些要求的使用范圍更加廣泛?？蛻?hù)代言人需要參與到要求收集活動(dòng)中，重新審視并設(shè)計(jì)某一特定的方案。他們對(duì)每一個(gè)方案的交付都要進(jìn)行反復(fù)的評(píng)估。他們的測(cè)試結(jié)果和使用流程說(shuō)明他們的目標(biāo)是要成為我們的頭號(hào)必須通過(guò)的測(cè)試方案。他們遇到的障礙和缺陷成為我們最高優(yōu)先級(jí)的缺陷。他們最終的評(píng)價(jià)將成為我們做出做/不做這一決定的一部分。 有了客戶(hù)支持的方案，就有了所有人都可以理解的切實(shí)的團(tuán)隊(duì)目標(biāo)（對(duì)客戶(hù)而言這個(gè)目標(biāo)是成功的）。優(yōu)先級(jí)和重點(diǎn)也隨之而來(lái)。最后，我們并不是在尋找成功，而是我們一直在創(chuàng)造成功。 創(chuàng)造切合實(shí)際的日程表最困難的一個(gè)方面就是做出決策 通常情況下，延遲做出決定的一個(gè)原因是你害怕做出錯(cuò)誤的決定。諷刺的是，選擇不去做決定本身就延遲了行動(dòng)的時(shí)間，這并不會(huì)幫助你做出正確的抉擇。即使是錯(cuò)誤的決定也能使你更快進(jìn)入一個(gè)可操做的方案，這是因?yàn)槟憧梢粤⒓刺幚硪粋€(gè)已經(jīng)做出的決定所帶來(lái)的種種結(jié)果。你越快做出決定，你就能越快地開(kāi)始前進(jìn)，并在積極的和消極的方面都做出行動(dòng)。 我并不是建議不計(jì)后果或是草率地做出決定。我推薦在可逆的方向上盡快行動(dòng)，而在不可逆、高風(fēng)險(xiǎn)的方向上推遲行動(dòng)。如果錯(cuò)誤的選擇所帶來(lái)的不良后果很小，那么你應(yīng)該基于現(xiàn)在所知道的事情做出最好的決策并進(jìn)一步行動(dòng)。在我們反復(fù)而持續(xù)地改變的技術(shù)環(huán)境中，我們不可能100%知道自己的決定是否是正確的，因?yàn)檫@個(gè)決定將在未來(lái)產(chǎn)生作用。所以只要做出決策，不要為它擔(dān)心。一旦做出決策，不要再去討論它。執(zhí)行，從任何隨之發(fā)生的錯(cuò)誤中學(xué)習(xí)，繼續(xù)前進(jìn)。 對(duì)于你現(xiàn)在不能作出決定的一些事情，定義出可以彌補(bǔ)你現(xiàn)在在哪和你需要在哪這兩者之間矛盾的特定行動(dòng)項(xiàng)目，這可以幫助你做出決策。確保你的每一個(gè)行動(dòng)都有清楚的客戶(hù)和截止時(shí)間（見(jiàn)小提示#7：嚴(yán)格執(zhí)行合乎情理的強(qiáng)制手段）。在我的產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)中，我們經(jīng)常出席會(huì)議，用盡一切辦法討論一個(gè)問(wèn)題。在經(jīng)歷許多爭(zhēng)論之后我們解散（通常因?yàn)槲覀冃枰獏⒓佑嘘P(guān)另一項(xiàng)目的另一個(gè)會(huì)議）。因此，我們不但延遲作出決定，而且我們沒(méi)有使一連串事情中的任何一件事更接近目標(biāo)。 10
小提示 #7 嚴(yán)格執(zhí)行合乎情理的強(qiáng)制手段 就像你可以從先前的提示中看見(jiàn)的那樣，我已經(jīng)提到過(guò)定義明確的行動(dòng)項(xiàng)目、任務(wù)、負(fù)責(zé)人和截止日期。這本質(zhì)上來(lái)說(shuō)正是合乎情理的強(qiáng)制手段的真正含義。為了能確保成功，你不僅需要一個(gè)成功的計(jì)劃，而且還需要一個(gè)明確的、帶時(shí)間限制的任務(wù)清單，清單應(yīng)該是責(zé)任人非常清楚的，且預(yù)知結(jié)果。 你同樣需要對(duì)各種各樣的行動(dòng)或項(xiàng)目定義成功的標(biāo)準(zhǔn)。斯蒂芬 卡維將這個(gè)描述為任務(wù)的一開(kāi)始，你的腦海里就已經(jīng)知道會(huì)有什么的結(jié)果。如果要使一項(xiàng)活動(dòng)取得成功，我們需要理解成功的定義是什么。 11 用一個(gè)早期的例子來(lái)說(shuō)明：成功地完成了一件事是否意味著：a）開(kāi)發(fā)者向上級(jí)提交程序編碼；或者b）你的同事重新檢查并認(rèn)同了這一設(shè)計(jì)，再次進(jìn)行編碼檢查以保證多于一個(gè)開(kāi)發(fā)者理解這一機(jī)制，這一部分的設(shè)計(jì)以100%的通過(guò)率，通過(guò)了100%的單元測(cè)試，且在這一部分編碼中沒(méi)有明顯的大錯(cuò)誤？ 成功準(zhǔn)則是否起作用，取決于是不是所有人都同意成功的意思。
正如小提示#1所描述的那樣，我們?cè)矫?，我們發(fā)現(xiàn)自己越需要溝通和在團(tuán)隊(duì)中工作。這經(jīng)常導(dǎo)致更多的會(huì)議。由于我們把自己的大多數(shù)溝通時(shí)間都花在開(kāi)會(huì)上，所以會(huì)議應(yīng)該變得更有目的性且更有意義。這在高效的會(huì)議管理中已經(jīng)談得夠多了，所以我不打算再多說(shuō)什么。我們都明白，最好是：
我們都知道一個(gè)成功的會(huì)議所具有的屬性，但是對(duì)我們中的大多數(shù)人而言，確保我們所參加的會(huì)議具有這些屬性仍然是我們的奮斗目標(biāo)。
我們都聽(tīng)過(guò)這樣的嘆息：我們的時(shí)間表實(shí)在安排得太緊迫了。事實(shí)是，并不是時(shí)間表安排得太緊近，而是我們應(yīng)該怎樣調(diào)整自己去適應(yīng)它。 12 就像我先前提到的那樣，我們不能100%肯定某一個(gè)決定是否是正確的，因?yàn)樗辉趯?lái)產(chǎn)生影響。接受時(shí)間改變我們的環(huán)境甚至有時(shí)候改變我們的目的這一事實(shí)之后，我們同樣需要接受革命性的好建議。這就是說(shuō)，要在項(xiàng)目的最初階段以一個(gè)非常保守的姿態(tài)出來(lái)。僅僅接受非常少的（3——5）個(gè)特征，并對(duì)剩下的特征給予一定的上升空間。當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)行之后，隨著我們認(rèn)識(shí)的深入，我們會(huì)相應(yīng)地重新調(diào)整自己的預(yù)計(jì)和時(shí)間表。這可以使得我們把精力從抱怨緊迫的時(shí)間表轉(zhuǎn)移到切合實(shí)際但卻更富挑戰(zhàn)性的最優(yōu)特征清單。 革命性的好建議并不是要在時(shí)間表上延遲做出決定。我們事實(shí)上做出了一系列決定，并在整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中不斷地進(jìn)行重新審視和微小調(diào)整。 我并不贊同過(guò)多的預(yù)防措施。然而，你應(yīng)該在每一個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑和瓶頸處留出一個(gè)合乎情理的穩(wěn)定緩和時(shí)間（見(jiàn)小提示#3：盡早定義關(guān)鍵路徑和瓶頸），并把一個(gè)較為有把握的百分比（例如我們已經(jīng)70%肯定……）作為你的時(shí)間表估計(jì)和重溫準(zhǔn)則的一部分。 通常在開(kāi)發(fā)階段，我們對(duì)在一個(gè)時(shí)間表簽字并早早地負(fù)起責(zé)任感到壓力。 13 就你現(xiàn)在所知的情況看來(lái)，時(shí)間表可能是完善的，所以你不能斷然對(duì)其進(jìn)行否定。問(wèn)題僅僅在于你不知道你究竟要做些什么。把較為有把握的百分比策略加入你的考慮可以使得你欣然同意并舉例說(shuō)出你對(duì)你所在領(lǐng)域的相關(guān)考慮。 舉例來(lái)說(shuō)，當(dāng)下一代版本1產(chǎn)品開(kāi)始開(kāi)發(fā)時(shí)——你對(duì)你原先的時(shí)間表和預(yù)計(jì)水平可能只有40%的自信。這意味著你對(duì)你自己的估計(jì)的自信只有40%，而你的估計(jì)可能最多也只有60%是正確的。和你的隊(duì)友們討論你的自信水平，包括你所不知道的東西——例如，活動(dòng)、負(fù)責(zé)人和截止日期——在你的時(shí)間表估計(jì)上。
零售業(yè)——例如服裝商場(chǎng)、雜貨店和五金店——可以理解維持一個(gè)龐大的庫(kù)存所需要的花費(fèi)。他們的目標(biāo)是在架子上僅僅擺放足夠使得商品進(jìn)行流通的數(shù)量的貨物。大的庫(kù)存意味著不確定的開(kāi)支，因?yàn)槿棺涌赡軙?huì)過(guò)時(shí)，食品可能會(huì)過(guò)期，機(jī)器也許賣(mài)不出去，而你卻被所有這些東西纏住而無(wú)法脫身。 在軟件行業(yè)有著相似的概念，除非我們的庫(kù)存品有很多缺陷，有一整張單子的特性還沒(méi)被開(kāi)發(fā)出來(lái)，而且還有一連串的決定還沒(méi)做出。這些項(xiàng)目的等待周期也是要花錢(qián)的，因?yàn)榧夹g(shù)和客戶(hù)是一直在改變的。減少等待時(shí)間的方法有：
降低存貨的另一種方式是將你的電子郵件、你的日歷、機(jī)器的維護(hù)和你將要做的事情的清單中不重要的、對(duì)你和你的客戶(hù)們都沒(méi)有價(jià)值的事情刪去。 斯蒂芬 卡維是高效能人士的七個(gè)習(xí)慣的作者。他把四種常見(jiàn)的活動(dòng)劃分為四種類(lèi)型：重要而且緊急（象限I），重要但不緊急（象限II），緊急但不重要（象限III），不緊急也不重要（象限IV）。始終在看起來(lái)非常緊急的象限（第I和第III）工作的危險(xiǎn)是你沒(méi)有把時(shí)間花在不緊急的事情上，而那些事情可能過(guò)后可以幫你擺脫一些緊急事務(wù)。象限 II 中的項(xiàng)目是重要但不緊急的。因此，我們經(jīng)常推遲、延期、耽擱這些項(xiàng)目，而它們卻可能幫我們擺脫緊急事務(wù)。 圖8：卡維的緊急事務(wù)象限圖 當(dāng)你開(kāi)始著手整理和減少存貨時(shí)，分配給象限II中的項(xiàng)目時(shí)間的唯一方法是不去做象限III和IV中的事情。但在我們開(kāi)始不去做象限III和IV中的事情之前，我們需要先認(rèn)識(shí)他們。讓我們考慮一些看起來(lái)緊急的事情所具有的一些混淆視聽(tīng)的特征，這些特征通常使得軟件開(kāi)發(fā)組織遇到困難。 我建議你在消除積壓的缺陷和不斷膨脹的特征時(shí)毫不留情。不間斷地重新檢查你的缺陷清單。如果缺陷或不斷膨脹的請(qǐng)求在你生產(chǎn)線(xiàn)研發(fā)的下兩個(gè)發(fā)布產(chǎn)品中都是沒(méi)有預(yù)料到的，那么不要去理會(huì)它們了。這樣做的原因是我們的工業(yè)和技術(shù)是不斷在改變的。如果你生產(chǎn)線(xiàn)研發(fā)的下兩個(gè)發(fā)布產(chǎn)品已經(jīng)出現(xiàn)了這些問(wèn)題，那么許多其它的事情也會(huì)接踵而來(lái)：
許多公司對(duì)機(jī)器安全和維護(hù)問(wèn)題有各種各樣消防演習(xí)式的訓(xùn)練。如果已經(jīng)計(jì)劃了消防演習(xí)，對(duì)參與者和那些需要做這項(xiàng)工作的人來(lái)說(shuō)，在某種程度上應(yīng)該是保密的。通常情況下這是“一個(gè)丟掉所有的東西”的困境。而且由于這些需要花費(fèi)大力氣的項(xiàng)目并不是顯而易見(jiàn)地與其它任何一個(gè)項(xiàng)目、程序或產(chǎn)品緊密相關(guān)，所以通常情況下我們沒(méi)有為這些項(xiàng)目安排時(shí)間和提供資源。每一個(gè)人都認(rèn)識(shí)到安全是一個(gè)需要重視的問(wèn)題，一個(gè)病毒就可以使我們停止生產(chǎn)，而這對(duì)每個(gè)人來(lái)說(shuō)都是代價(jià)慘重的。所以，我并不是在建議跳過(guò)這些重要步驟的任何一個(gè)；我只是認(rèn)為在好的研發(fā)過(guò)程中應(yīng)該使它們更有效?？梢栽囋嚾缦陆ㄗh：
不要把你的時(shí)間浪費(fèi)在一些不必要的決策制定上 你所做的決定中約有80%是不合理的。它們中很多應(yīng)該由其它人來(lái)做決定。它們中有很多從長(zhǎng)期看來(lái)都是無(wú)關(guān)緊要的。在花費(fèi)時(shí)間做出決定之前，應(yīng)該保證這個(gè)決定是足夠重要的。如果不是這樣，不要去理會(huì)它或者讓其它人來(lái)做這個(gè)決定。在某些時(shí)候，你可以問(wèn)你自己：我應(yīng)該是那個(gè)代表整個(gè)團(tuán)隊(duì)做出那個(gè)決定的人嗎？ 例如，如果團(tuán)隊(duì)花了一個(gè)小時(shí)討論如何處理一個(gè)臨時(shí)安裝程序（但是在下周我們所要的程序就能送到了），這個(gè)團(tuán)隊(duì)正在浪費(fèi)時(shí)間。這個(gè)決定根本無(wú)足輕重。你應(yīng)該讓某個(gè)開(kāi)發(fā)成員決定怎樣臨時(shí)修復(fù)它并確保他沒(méi)有花太多時(shí)間來(lái)做決定。不去做決定有時(shí)候是恰當(dāng)?shù)?，特別是當(dāng)這個(gè)決定對(duì)解決問(wèn)題而言沒(méi)什么幫助時(shí)。如果一個(gè)決定對(duì)任何人都不重要的話(huà)（例如，沒(méi)人愿意簽字對(duì)其負(fù)責(zé)，沒(méi)有截止時(shí)間和行動(dòng)），那么根本沒(méi)有必要考慮它。這里有一個(gè)簡(jiǎn)單的例子：如果沒(méi)有人感到肚子餓，那午飯吃什么就是完全不相干的事情。簡(jiǎn)單地不去談?wù)撐顼?，那就沒(méi)有做出決定的必要了。 自動(dòng)郵件列表對(duì)你的個(gè)人時(shí)間可以是非常有幫助的，也可以是一個(gè)障礙。如果你正在聽(tīng)關(guān)于結(jié)構(gòu)或詳盡設(shè)計(jì)的每天例行報(bào)告，而你自己卻不關(guān)心這些，那會(huì)花費(fèi)你的時(shí)間去過(guò)濾和重溫這些項(xiàng)目。擺脫這些清單，將通知放在網(wǎng)上或中心區(qū)域（這樣當(dāng)你需要時(shí)你可以隨時(shí)重溫），或者將它們放在單獨(dú)的文件夾里，從收件箱里清除。所以在你收件箱內(nèi)留著但已經(jīng)超過(guò)一個(gè)星期了還未閱讀的電子郵件，將它移除你的收件箱。 我認(rèn)識(shí)的一個(gè)忙碌的二線(xiàn)經(jīng)理在凌晨1：00給許多團(tuán)隊(duì)發(fā)了電子郵件，宣布在那個(gè)早晨8：00鐘的時(shí)候要開(kāi)一個(gè)團(tuán)隊(duì)會(huì)議。由于他過(guò)去已經(jīng)干過(guò)多次同樣的事情，所以我認(rèn)為是時(shí)候和他談?wù)勊l(fā)送的消息和他的期望。 我指出并不是很多人真正到達(dá)辦公室的時(shí)間是早上8：00以前；因此，早上8：00以前他們看見(jiàn)這封緊急郵件通知是不太可能的。因?yàn)樗麄儧](méi)有任何時(shí)間為會(huì)議做準(zhǔn)備，他們就不能為他提供任何有價(jià)值的意見(jiàn)或是他所尋找的反饋信息。這個(gè)二線(xiàn)經(jīng)理的回復(fù)是：但是我的時(shí)間表太混亂了，以致于這是我通知召開(kāi)會(huì)議的第一時(shí)間。接下去的幾天里我都會(huì)很忙，因此早上8：00是我的日歷上我唯一有空做這件事的時(shí)間。 他的目的是讓每一個(gè)都被通知到，也真誠(chéng)地希望聽(tīng)到他人的建議，但他沒(méi)有意識(shí)到人們即使收到這封信也不代表什么。團(tuán)隊(duì)和一線(xiàn)經(jīng)理已經(jīng)加班加點(diǎn)使得自己能夠完成緊迫的時(shí)間表上的事情。他們正在試圖建構(gòu)、過(guò)濾和控制他們自己的工作量時(shí)間表，周旋在既定的計(jì)劃會(huì)議中，努力使自己的工作準(zhǔn)時(shí)完成。凌晨1：00通知他們說(shuō)早上8：00有一個(gè)會(huì)議，會(huì)產(chǎn)生緊急且重要的錯(cuò)誤感覺(jué)。他們沒(méi)有收到議程，所以團(tuán)隊(duì)假設(shè)自己可以不帶任何東西，并重新安排了他們的工作時(shí)間表來(lái)滿(mǎn)足這個(gè)通知會(huì)議的要求。這要求一個(gè)未計(jì)劃的一系列任務(wù)轉(zhuǎn)換。由于沒(méi)有會(huì)議細(xì)節(jié)或議程，他們會(huì)質(zhì)疑他們的出席對(duì)這個(gè)會(huì)議有多重要，如果他們沒(méi)有時(shí)間適當(dāng)為這個(gè)會(huì)議做準(zhǔn)備，他們也會(huì)質(zhì)疑自己的意見(jiàn)到底有多重要。同時(shí)，他們想知道是否有一個(gè)不成文的期待，每個(gè)人都必須工作到凌晨1：00以后，或者是在早上8：00之前就到達(dá)辦公室，只有這樣才能收到這些緊急的通知。未被計(jì)劃好的會(huì)議通知造成了氛圍和士氣不自覺(jué)的變化。 這并不是那個(gè)二線(xiàn)經(jīng)理想要傳遞的信息。在重新考慮了會(huì)議的真正目的之后，這個(gè)二線(xiàn)經(jīng)理可以定義一個(gè)議程和需要參加會(huì)議的成員，將會(huì)議出席者的名單縮減。一旦目標(biāo)和議程被勾勒出來(lái)了，他就意識(shí)到不一定非得是他來(lái)做演示；因此，這個(gè)特殊會(huì)議現(xiàn)在也并不取決于他那緊迫的日歷了。其它的人可以在一個(gè)更合適的時(shí)間主持這個(gè)會(huì)議。一旦目標(biāo)、議程和新的出席者名單出爐，團(tuán)隊(duì)就能夠根據(jù)自己現(xiàn)在正在負(fù)責(zé)的其它事情，自己判斷這個(gè)特殊會(huì)議的緊急性和重要性。 總是會(huì)有一大堆緊急而且重要的事情發(fā)生，使得我們的時(shí)間表短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生混亂。即使如此，不要把混亂帶入你的時(shí)間表或你的團(tuán)隊(duì)，使得形勢(shì)更加復(fù)雜。 當(dāng)裝腔作勢(shì)變成標(biāo)準(zhǔn)，而不是混亂的時(shí)候，另一種形式的混亂爆發(fā)了。公司經(jīng)常會(huì)預(yù)計(jì)到會(huì)有附加的時(shí)間和一些裝腔作勢(shì)的言論使產(chǎn)品研發(fā)失敗。非常普遍的是，這并不會(huì)使事情變好。讓裝腔作勢(shì)使你的產(chǎn)品出局是最糟糕的項(xiàng)目管理。如果你首先建立了一個(gè)切合實(shí)際的時(shí)間表，那么就不需要裝腔作勢(shì)了。不能正確定義任務(wù)和延遲也是糟糕的項(xiàng)目管理。分配單一資源給并行進(jìn)行的項(xiàng)目，其中沒(méi)有合適的緩沖以及一些執(zhí)行，也是糟糕的項(xiàng)目管理。能力成熟度模型簡(jiǎn)單將此稱(chēng)為級(jí)別1的狀態(tài)。 對(duì)于例行日常需要以外的，為了開(kāi)發(fā)產(chǎn)品或滿(mǎn)足顧客而附加的意想不到的任務(wù)，收起裝腔作勢(shì)。一些例子是關(guān)于對(duì)客戶(hù)來(lái)說(shuō)成功的產(chǎn)品部署、提示和技巧的白皮書(shū)，在一些會(huì)議中已經(jīng)做了演示。 雖然這并不是改進(jìn)時(shí)間表制定的所有方法的清單，但我可以自信地說(shuō)它們?yōu)橐恍┏砷L(zhǎng)且工作量正在緩慢增加的公司提供了好的建議。我非常高興能聽(tīng)到你關(guān)于任何一個(gè)小提示的建議，特別是當(dāng)它們中的任何一個(gè)幫助了你和你的團(tuán)隊(duì)的時(shí)候。 1由于我們既不能創(chuàng)造也不能毀滅時(shí)間，所以與它做斗爭(zhēng)是沒(méi)有意義的。 2游手好閑非常容易失去你現(xiàn)在所擁有的一切東西。所以我們不需要游手好閑的人。我們更傾向于找出用少量東西創(chuàng)造巨大價(jià)值的方法。因此，我們需要?jiǎng)?chuàng)造出一種可以轉(zhuǎn)移、有支持性的方法來(lái)改變我們忙碌的生活。 3雖然緊急事件也許不能等到任務(wù)完成（最初需要8天時(shí)間）以后才著手進(jìn)行，但它也許可以等一天時(shí)間，這使得你可以繼續(xù)完成你任務(wù)2的沖刺。 4對(duì)額外的請(qǐng)求，我指的是那些沒(méi)有列在你今天的詳細(xì)任務(wù)清單中的請(qǐng)求。額外請(qǐng)求是指你的經(jīng)理或測(cè)試領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有要求你必須做的事情。即使這些額外的任務(wù)沒(méi)有明確提出來(lái)，它也可以使得團(tuán)隊(duì)的相互獨(dú)立性和組織功能減弱。關(guān)鍵就在于要有高效的網(wǎng)絡(luò)和和諧的環(huán)境，而由于我們都知道的原因，說(shuō)不是很困難的。 5在工作斷點(diǎn)重新進(jìn)行評(píng)估并使得工作持續(xù)進(jìn)行下去是很重要的。我們通常只在頭腦里思考30分鐘，然后就開(kāi)始著手工作，但我們?cè)跁r(shí)間限制之后并沒(méi)有真正地停下來(lái)。執(zhí)行停這一概念是這一技巧的關(guān)鍵。 6決定什么是主要活動(dòng)是很困難的。我們不想被瑣事壓垮；但在某種程度上應(yīng)該擅于把時(shí)間和資源劃分成小塊。 7有策略地在時(shí)間表上安插一些穩(wěn)定時(shí)間有助于減少失誤、文檔回顧和整個(gè)工程的清理（見(jiàn)小提示#10：只要可能的話(huà)，減少存貨） 8見(jiàn)斯坦迪什團(tuán)隊(duì)論文你的要求是什么？Standish Group International, Inc., 2003, Standish Group (based on 2002 CHAOS Report). 9系統(tǒng)要求通常會(huì)導(dǎo)致時(shí)間表停頓的關(guān)鍵的一個(gè)原因是它們沒(méi)有被整合到整個(gè)項(xiàng)目中，在項(xiàng)目時(shí)間表的開(kāi)始也沒(méi)有進(jìn)行過(guò)計(jì)算。當(dāng)詳細(xì)描述且對(duì)我們的項(xiàng)目進(jìn)程進(jìn)行整合時(shí)，我們只關(guān)注客戶(hù)特征，但卻不在意所有需要支持的任務(wù)（見(jiàn)小提示#2：制作出一個(gè)詳細(xì)的任務(wù)清單） 10要尋找更多的小提示以快速做出決策，見(jiàn) ：http：//www.liraz.com/tdecision.htm 11見(jiàn)斯蒂芬 卡維高效能人士的七個(gè)習(xí)慣Simon and Schuster, New York: 1989 12舉例而言，如果我們?cè)噲D將十英磅放在只能裝五英磅的袋子里，難道那是袋子的錯(cuò)？ 13許多高水平的項(xiàng)目經(jīng)理喜歡形式上在房間里走一走，對(duì)早期的時(shí)間表框架進(jìn)行口頭上的委托事項(xiàng)。他的目的是對(duì)單個(gè)項(xiàng)目參與者進(jìn)行口頭事項(xiàng)委托，并對(duì)工作保持一定的責(zé)任。即使他的目的是好的，時(shí)間卻未必恰當(dāng)。我們也許不知道也不能理解這個(gè)項(xiàng)目在這個(gè)時(shí)間點(diǎn)是是否與我們的時(shí)間表相符合。 |
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