小系統(tǒng)創(chuàng)造出大效益
----河南油田辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用案例
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，是利用當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代化管理理念，使辦公室部分工作物化于各種現(xiàn)代化設(shè)備中，由辦公室人員與設(shè)備共同構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。
河南油田辦公自動(dòng)化系統(tǒng)始建于2002年，后經(jīng)過兩期改造提升，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部通信、信息發(fā)布、公文流轉(zhuǎn)、公文查詢、協(xié)同辦公、日常辦公等六大基礎(chǔ)平臺(tái)功能。系統(tǒng)投入運(yùn)行以來，已經(jīng)建立授權(quán)用戶4000多個(gè)，應(yīng)用范圍延伸到了基層車間、站隊(duì)和部分班組，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的無紙化辦公。從根本上改變了傳統(tǒng)意義上的辦公模式，把人們從繁瑣、復(fù)雜的工作環(huán)境中解脫出來，實(shí)現(xiàn)了辦公領(lǐng)域里的一場(chǎng)革命，極大地提高了工作效率，最大限度地節(jié)約了企業(yè)成本。
一是規(guī)范了辦公流程。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施以前，油田兩級(jí)機(jī)關(guān)工作流程錯(cuò)綜復(fù)雜、不統(tǒng)一、不規(guī)范，業(yè)務(wù)“撞車”、多頭請(qǐng)示的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。實(shí)施該系統(tǒng)后，規(guī)范了辦公的業(yè)務(wù)流程，使公文的流轉(zhuǎn)、部門業(yè)務(wù)工作流程、各種報(bào)表的送審程序一體化、正規(guī)化，使辦公工作減少了隨意性，增加科學(xué)性。
二是提高了工作效率。以前河南油田的辦公，會(huì)議靠的是人工電話通知，公文、報(bào)告等靠的是人工配送，文件批閱靠的是手工，數(shù)據(jù)報(bào)表靠的是紙張傳遞，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)工，工作效率低下。該系統(tǒng)上線運(yùn)行和推廣應(yīng)用后，極大節(jié)省了管理者在收集數(shù)據(jù)、開會(huì)、等待提交報(bào)告、文件處理等工作上的時(shí)間，使管理者的時(shí)間更多的用于分析決策上，降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，減少了會(huì)議召開的次數(shù)，極大地提高了工作效率，收到了“用信息換時(shí)間，用時(shí)間換效率，用效率換效益”的效果。
三是創(chuàng)造出了大效益。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，使河南油田在辦公材料成本、人工成本、交通成本等方面的費(fèi)用得到了大幅度降低，減輕了成本費(fèi)用壓力，為降本增效提供了新的動(dòng)力。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，機(jī)關(guān)處室及直附屬單位在辦公紙張、筆墨、炭粉、硒鼓、人工、交通、電話、傳真等方面，每年節(jié)約辦公成本費(fèi)用30萬元左右；油田下屬及外圍單位，在使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，每年節(jié)約辦公成本費(fèi)用608萬元左右。兩項(xiàng)相加，每年辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為河南油田節(jié)約的辦公成本費(fèi)用為638萬元左右，實(shí)現(xiàn)了小系統(tǒng)創(chuàng)造出了大效益。
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