辦公室很多人在交流工作，布置任務的時候，每說完一段時一般都會說一句：“你懂了嗎？”或者“明白了嗎？”這是一個壞習慣。有的人甚至說一句話，后面跟一句，“懂了嗎”、“明白了嗎”、“知道了嗎”、“對嗎”。更顯得不夠得體，要糾正過來。正確的應該問：“我說清楚了嗎？”“我說明白了嗎？”被問的對方如果明白，會回答：“我聽懂了?！边@樣就會非常融洽和諧。
第二：“如果……會怎樣”
向別人提要求的時候，如果不是緊急情況，不是重大情況，可以考慮使用“如果”。能夠比較委婉，也能夠使提出要求的人自己有回旋的余地。
第三：“可能是……”。
糾正別人信息錯誤的時候，要用“可能”
第四：反駁他人之前要用肯定句
有時我們會面對不同的工作意見，需要我們表達相反的意見，甚至要明確糾正對方認為正確的看法。在糾正或反駁對方之前，要先肯定對方。比如：“你很認真地思考了這個問題，但是我要告訴你，你思考的方向，可能有些偏差……”“你的想法很有特點，但你忽略了一些情況，所以影響了你的結論……”“你很負責任，但是你只想到了事情的一面……”“你的勇氣可嘉，敢于提出自己的不同見解，但是你的看法可能忽視了……”
能寫出十個以上糾正或反駁別人意見之前的肯定用語，就能在實際談話時熟練使用好。
第五:順接不逆接
順接，是指對話的情緒自然和諧，平靜地理解對方，友好地回應對方。逆接，是指話語中包含著潛在的、甚至明顯的抵觸和對立情緒。
在人與人的交往中，有效地溝通在于順接不逆接。這些說起來簡單，真正做起來并非容易之事。
如果友好地問某人吃飯了嗎，他回答：“我干嘛不吃飯？”這就是典型的逆接話語。我們在日常對話中要避免這種習慣性的話語。沒有不滿、反駁、指責對方的意思含在語調當中。要想沒有這類語調，根本的是改變話語的習慣，誠懇理解對方，禮貌平和待人。
順接還表現在接受不同意見的時候。當別人提出不同意見或批評指責時，可以先順勢接住這些批評意見，然后再心平氣和地客觀地說明有關情況，最后還是要再次表示那些批評意見的基本合理性。這樣一個過程可以概括為“A—B—A”模式，其中的A就是順接的表現。
第六：問好不問壞
同事之間、朋友之間都有著互相關心。但這也要講技巧，比如，辦公室里同事咳嗽了，我們會很自然的問“怎么，感冒了？”再比如有人騎自行車摔倒了，跑過來的人看他一下站不起來，會很自然的問，會不會是骨折了，我們要力求改變這樣的問話。
那應該怎樣表達我們對對方的關心呢？“你沒事吧！”“不要緊的吧！”要把正面的問話 當做首選。避免習慣性地問別人：是不是做錯了，是不是惹麻煩了，是不是出事故了。如果我們試著這樣做，一定能夠收到意想不到的好效果。
