1. 宗旨
為了加強總公司及下屬公司的合同管理，依據中華人民共和國合同法等有關法律法規規定，結合本公司實際，特制定本制度。
2. 適用范圍
本制度適用于總公司、全資(控股)子公司和分公司對外簽訂的各類合同，包括：銷售合同、采購合同、服務合同、租賃合同、投融資（擔保）合同、公司收購、商標專利 (轉讓或使用許可)合同等，公司勞動合同除外。
3. 分類管理
3.1 本公司合同分為重大合同和一般合同。
3.2 重大合同，指本公司支付預付款的合同、對方分期付款 (賒賬)達人民幣2萬元及以上的銷售合同、投融資合同、商標專利合同 (轉讓或使用許可)。
3.3 重大合同以外的其他合同，屬于一般合同。
4. 管理部門
4.1 承辦部門：公司業務部門、子(分)公司為合同承辦部門，負責合同立項、一般合同對方主體資格和簽約人合法身份查證、重大合同對方信用及履約能力查證、合同談判和起草、履約跟蹤和對方異常變動事項報告職責。
4.2總經辦：為合同審核部門，負責合規審核、合同編號、參與重大合同談判及客戶信用調查、簽字蓋章、合同及附件檔案保管、履約監督、年度合同檢查、爭議談判和訴訟解決職責。
4.3財務部：為資金監督部門，負責重大合同價格確認（審核）、合同資金調撥職責。
4.4總經理：為合同批準人，負責合同批準、簽署（或指定委托人簽字）。
5. 合同及附件
5.1 除即時結清(錢貨兩清)交易外，其他合同必須采取書面形式(包括往來函件) ，禁止口頭合同，禁止簽訂合同主體、期限、價款、數量、質量規格、商品交付方式、價款支付方式和訴訟（仲裁）管轄地任何一項主要條款不明的合同。
5.2 應當使用本公司標準合同或草擬合同，或政府部門推廣的格式合同，嚴格控制使用對方格式合同。
5.3 本公司合同及附件原件至少留存兩份，交總經辦存檔（檔案管理和法務）。
5.4 存檔的合同文件，應當包括：
5.4.1 合同正本及授權委托書原件；
5.4.2 對方工商營業執照及經辦人身份證復印件(須與原件核對無誤）；重大合同對方近年財務報表、信用及履約能力報告原件；
5.4.3 變更或解除協議原件；
5.4.4 送（收）貨單原件（須經對方公司蓋章或指定收貨人簽字）；
5.4.5 付款憑證復印件；
5.4.6 合同履約異常和風險報告原件；
5.4.7 雙方往來函件、電子郵件、傳真件原件；
5.4.8 合同審批表原件（電子或書面審批）。
6. 客戶信用
6.1 合同承辦人，需要提交對方單位營業執照(含其它必要的證照)及經辦人身份證復印件(與原件核對無誤)，政府部門除外。
6.2 重大合同，合同承辦人同時提交對方單位過往信用及履約能力查證報告（如必要，應當提交稅務證、企業代碼證和近年真實財務報表），并對合同的商業可行性作出評估。
7. 合同談判
7.1 一般合同談判，由業務承辦部門進行；
7.2 重大合同，由業務承辦部門組織，公司總經辦（法務）派人參加，財務部視情況決定是否派人參加。
8. 審核和簽署
8.1 禁止公司內設業務部門、全資或控股分(子)公司擅自對外簽署合同，或其他具有法律權利義務的文件，包括電子郵件、傳真件等。
8.2 合同審核程序包括部門領導復核意見、總經辦審核意見、簽字蓋章和合同資料存檔；
8.3 業務部門（含全資或控股分、子公司）應當確定合同承辦人，業務部門負責人負責督促本部門合同承辦人履行職責，并在合同審批表上簽署復核意見；
8.4總經辦負責審核合同的合法性，一般合同兩個工作日，重大合同五個工作日審核完畢。對方營業執照復印件，經辦人身份證復印件，重大合同對方信用文件和履約能力報告必須完備。
8.5 總經理審查批準，并指定合同簽署人(法定代表人簽署的除外)，出具授權委托書，在法定代表人批準后，加蓋單位公章(或合同專用章)和騎縫章，合同至少三份，本公司留存兩份。
8.6 合同承辦人應當當場見證對方代表簽字和加蓋公章，并即時收回簽署的合同正本（至少兩份），并送總經辦歸檔。
8.7合同的審核應通過公司OA系統合同審批流程進行，也可采用紙質《合同審批表》（附件一）流轉審核。
8.8 禁止未經總經理授權，擅自或越權對外簽訂合同，或具有法律后果（權利義務）的文件，包括電子郵件和傳真件。
9. 合同履行
9.1 合同承辦人應當跟蹤合同履行全過程，并及時了解對方公司可能或已經出現的經營風險，包括財務、市場或法律風險(訴訟或政府部門行政處罰)，并通過審批系統或電子郵件通報總經辦（法務）。
9.2 合同承辦人至少每六個月，與對方經辦人或負責人會面，了解對方經營狀況，督促對方履行合同和支付合同款，遇有情況變動，立即通報公司總經辦。
9.3總經辦于每年年末，對全公司合同履行情況作出檢查，對于檢查出的問題，會同業務部門和公司相關部門制定整改措施。
9.4 對于違約單位(如拖欠貨款)，公司于每年年末，向對方單位發出履約函(或催款函)，一式兩份，一份由合同承辦人送達對方經辦人或負責人，一份經由對方蓋章簽收后收回，交回總經辦存檔。
10. 合同變更
10.1 合同履行過程中需要簽訂補充協議或者進行合同變更、解除的，應與對方達成書面意見，在達成新的書面協議以前，原合同仍然有效。
10.2合同的變更、解除按照本制度合同審核程序辦理。
11. 違約處理
11.1 合同承辦人發現對方公司出現下述情況的,應當立即報告公司部門領導和總經辦：
11.1.1 經營狀況嚴重惡化；
11.1.2 轉移財產，抽逃資金，以逃避債務；
11.1.3 喪失商業信譽；
11.1.4 有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。
11.2 業務承辦部門和總經辦應該對違約單位作出評估，提出處理意見（限定還款期限或提起訴訟），報公司總經理批準后實施。
12. 合同存檔
12.1 合同及附件一式兩份，交公司總經辦(檔案員和法務)存檔，合同及變更和終止協議必須提交原件。
12.2 檔案保管部門，應該確定專人負責，并建立歸檔和人員變動書面交接手續。
13. 合同保密
各部門及人員應當遵守公司相關的保密制度。任何人不得以任何形式泄露合同在訂立和履行過程中涉及的商業和技術秘密。
14. 合同考核
14.1 公司每年年末，總經辦牽頭，總經辦、人事部、財務部、各業務部門參加，進行公司合同管理考核評比，對于管理盡職、合同履行順利的合同承辦人，由公司人事部予以表彰。
14.2 具有下列行為之一的，屬于合同管理失職和嚴重違反公司規章制度的行為，由公司人事部根據具體情況，給于直接責任人和直接領導者相應處罰，直至賠償公司損失和解除勞動合同。
14.2.1 合同簽訂中，與客戶串通，故意隱瞞或夸大客戶或市場信息，誤導和損害公司利益；
14.2.2 工作不負責任，丟失或損毀合同及附件材料；
14.2.3 違反職業道德，故意或過失泄露合同條款、商業和技術秘密；
14.2.4合同履行期間，對方經營狀況惡化，獲知后不及時向公司相關部門匯報。
14.2.5未經總經理授權，擅自（或越權）對外簽訂合同，或具有法律后果（權利義務）的文件，包括電子郵件和傳真件。
15. 附則
15.1 本制度經公司辦公會議討論審議，公司總經理批準后生效。
15.2 本制度向公司全體管理人員和業務部門合同管理員公布，并在閱讀后簽名確認，成為公司規章制度的組成部分。
二0一二年十二月六日
